Mô hình làm việc từ xa – giải pháp tốt cho doanh nghiệp và người lao động

Như các bạn cũng đã biết dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng đến cuộc sống và kinh tế của nước ta rất nhiều. Trong khoảng thời gian gần đây để có thể chống dịch và áp dụng tốt các chỉ thị nhiều công ty đã lựa chọn làm việc online. Cách làm việc này không hẳn là quá xạ với mọi người, tuy nhiên thời gian gần đây được áp dụng rất nhiều. Không chỉ tại Việt Nam mà tại các quốc gia khác cũng đang áp dụng hình thức làm việc online. Một số lợi ịch dễ dàng nhìn thấy khi áp dụng mô hình làm việc từ xa này chính là việc cắt giảm chi phí, thuận tiện giao tiếp,…. Cùng tham khảo xem hình thức làm việc online sẽ giúp cho công việc trong tương lai của mọi người ra sao nhé.

Theo báo cáo của tập đoàn dữ liệu Quốc Tế IDC

Báo cáo của Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDC năm 2015 dự đoán rằng 72% người lao động Mỹ sẽ làm việc từ xa vào năm nay 2020. Còn khảo sát năm 2016 của McKinsey cho biết 45% người được phỏng vấn nhận thấy các công nghệ tương tác xã hội được tích hợp rất hoặc cực kỳ sâu vào công việc hàng ngày tại doanh nghiệp của họ.

Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 năm nay có thể sẽ khiến những con số trên tăng lên nhiều hơn nữa. khi các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang chuyển từ mô hình làm việc chung trong văn phòng sang làm việc tại nhà, hay còn gọi là làm việc từ xa.

Theo Tiến sĩ Phạm Công Hiệp, Giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị, Đại học RMIT Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

Số lượng doanh nghiệp làm việc từ xa tăng lên mạnh do dịch bệnh
Số lượng doanh nghiệp làm việc từ xa tăng lên mạnh do dịch bệnh

Tiki – Làm việc từ xa cho nhân viên

“Chúng ta chứng kiến việc ‘ông lớn’ thương mại điện tử Tiki đã áp dụng chính sách làm việc từ xa cho hàng ngàn nhân viên của mình từ ngày 15/3/2020. Chỉ một ngày sau đó, doanh nghiệp gọi xe trực tuyến BE GROUP cũng đưa ra các biện pháp tương tự”, Tiến sĩ Hiệp cho biết.

“Tại Úc, người dân đột ngột đổ xô đi mua bàn ghế và thiết bị vi tính văn phòng để chuẩn bị làm việc tại nhà. Điều này khiến nhiều cửa hàng cung cấp các sản phẩm này bị cháy hàng. Mô hình làm việc từ xa không hề mới, nhưng chưa bao giờ nhu cầu này lại lớn như vậy”.

Lợi ích của làm việc từ xa trong mùa dịch Covid-19

Theo Tiến sĩ Hiệp, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức. Không chỉ trên phương diện tăng năng suất. Còn giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động. Và tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.

“Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài. Theo Tiến sĩ Hiệp, điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà, về việc thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, về năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Làm việc từ xa lựa chọn lâu dài của các công ty

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

Tiến sĩ Hiệp đề xuất các bước sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

Thay đổi tư duy lãnh đạo

Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất. Cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu. Miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

Làm việc từ xa giúp lãnh đạo thay đổi tư duy
Làm việc từ xa giúp lãnh đạo thay đổi tư duy

Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn

Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý. Không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.

Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa

Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường. Cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt. Đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.

Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên

Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà. Vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức. Điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức. Để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên

Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản. Và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới. Cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số. Đặc biệt có thể hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.

Áp dụng mô hình làm việc từ xa giúp đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên
Áp dụng mô hình làm việc từ xa giúp đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên

Quản lý chi phí

Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu cần thiết. Như  một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo. Các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập trực tuyến an toàn. Và ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức dù vô tình hay cố ý.

Nhận xét chung

“Mô hình làm việc tại nhà đòi hỏi mỗi tổ chức phải xác định các mục tiêu hoạt động. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng CNTT dựa trên nền tảng đám mây. Và trang bị sẵn sàng khả năng kỹ thuật số cho nhân viên. Và nâng cao năng lực tự chịu trách nhiệm của họ. Đồng thời lên kế hoạch cẩn thận và có văn hóa công ty linh hoạt. Các yếu tố này là cơ sở vững chắc nâng cao khả năng phục hồi của doanh nghiệp. Khi trước những gián đoạn mà doanh nghiệp đã và sẽ gặp phải”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Tham khảo nhiều tin tức về thông tin số hay tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *